Suggerimenti per l'organizzazione dei file elettronici

Il nostro lavoro quotidiano si è adattato molto bene alla dell'elettronica avanzata workstation. Oggi, siamo in grado di lavorare con documenti di lavoro relativi esclusivi e presentazioni, letteralmente in migliaia, contemporaneamente e in pochi secondi. Tuttavia, proprio come nel mondo reale, il schermato-work-station ha bisogno di essere organizzato, in particolare i file. È necessario pianificare in modo efficace e segregare speciali etichettati-cartelle per ospitare immagini, file di lavoro, presentazioni e documenti relativi comunicazione in forma elettronica. Una volta dei lavori di uno schermo disordinato e una miriade di punti di accesso solo provocare confusione, si deve in qualsiasi momento essere richiesto di rake fuori un documento vecchio, in assenza di un software di backup dedicato.

Ci sono un certo numero di modi in cui è possibile organizzare in modo efficiente i file elettronici e renderli accessibili quando e come vuoi. Gestione dei file non solo riduce l'ingombro e l'e-waste, ma offre anche una grande occasione per generare un back-up per ciascuno dei documenti e cartelle. Organizzazione di file elettronici comprende il salvataggio dei file di lavoro sul disco rigido, che è una rete condivisa, per ridurre il tempo investito nella 'caccia'. Tuttavia, prima di considerare qualunque o tutti i consigli di file elettronici di organizzazione, è necessario familiarizzare con alcune funzioni di ricerca integrate.

Suggerimenti per l'organizzazione dei file elettronici:

Ottimizzare l'uso delle funzionalità i 'Documenti': Windows Vista offre l'accesso esclusivo alla funzionalità 'My Documents', che è primario nel processo di organizzazione dei file. Un semplice click su 'Documenti' permette di accedere e memorizzare i documenti pertinenti. Allora potete etichettare di conseguenza in base alla data o la natura del contenuto e impilare i file, come file PDF, ordinatamente. Questa funzione consente di mantenere sotto-cartelle che rendono più facile per generare un backup per i file e le cartelle.

File e cartelle separate: E 'molto importante mantenere un conto separato di file di lavoro individuali correlati e cartelle. Questo contribuisce ad ottimizzare il back up generato per il recupero dei dati e accedere ai contenuti esclusivi senza problemi. Si dovrebbe adottare uno schema di denominazione e l'indice durante la memorizzazione di file e cartelle di fare qualsiasi ricerca successiva facile. Aiuta molto a mantenere i nomi dei file elettronici brevi e facilmente riconoscibile.

Separare le cartelle di attività attuale e ha compilato: Si dovrebbe prendere in considerazione separando la cartella corrente responsabilità dal passato, attività completate. Un alfabeto singola o indicazione numerica sarà sufficiente per evitare un inutile ritardo quando si cerca di trovare un particolare compito a portata di mano. Si potrebbe sviluppare una cartella archivio e generare un back up per essere certi che il contenuto e le statistiche saranno disponibili ogni volta che ne avete bisogno.

Adottare il 3-view Approccio: Questo è un approccio comunemente adottato dalle biblioteche. In questo approccio per attività connesse alle esigenze file elettronici accatastamento sia tale che si è in grado di accedere a 'content', 'manager creatore o l'attività' e 'data' a un solo clic. L'aggiornamento delle cartelle diventa più facile in questo modo e solo in caso di soppressione o sostituzione, si è in grado di recuperare i file eliminati e identificare il contenuto di base e sottocartelle immediatamente.

Generare un cambiamento dinamico-System: Idealmente si dovrebbe creare un sistema di indicizzazione che permette di accedere alle informazioni specifiche e numerate per quanto riguarda i documenti che sono stati spostati dopo il completamento. Tale file system ti aiuta ad organizzare gli aggiornamenti periodici. Organizzazione di file elettronici al posto di lavoro vi permette di tenere il computer desktop o portatile disordine libero e pronto per un rapido accesso a qualsiasi dei file memorizzati in qualsiasi punto. La gestione dei dati è una considerazione importante e oggi, un certo numero di aziende stanno dando in-house team una formazione pratica nei modi e mezzi per organizzare e gestire file in modo efficace.